La journée de travail se compose souvent d’une multitude de tâches et d’emails. Connaître avec précision les priorités, se donner les moyens d’une vue d’ensemble des tâches et du découpage de la journée pour les accomplir, telles sont les fonctions de la grille des priorités ou matrice d’Eisenhower.
La grille des priorités
Organiser le travail, c’est d’abord analyser la nature et la portée des tâches en fonction de 2 critères : l’urgent et l’important.
- L’urgent est un fait (échéance, temps requis pour accomplir la tâche).
- L’important est un choix (en lien avec vos missions fondamentales, la valeur ajoutée de la tâche, son impact et ses conséquences sur l’activité, le service…).
Les tâches « A » sont extrêmement importantes. Elles vont permettre de remplir les missions fondamentales, leur impact et leurs conséquences sont donc élevés. Elles sont également urgentes et doivent être exécutées immédiatement.
Les tâches « B« , également très importantes, sont nécessaires et ont un fort impact sur vous, votre mission et votre service. Elles sont cependant moins urgentes et peuvent faire l’objet d’un délai.
Les tâches « C » sont urgentes mais peu importantes et peuvent être déléguées à une personne qui a une fonction de « support », ou à un/une collègue plus disponible, ou plus près.
Les tâches « D » ne sont ni urgentes ni importantes : poubelle… ou pause détente pour vous !
La période de très forte charge de travail
La matrice d’Eisenhower est indispensable en période de très forte charge de travail, ou dès que l’on se sent perdu devant l’importance et la diversité des tâches à accomplir.
Si on vous apporte un travail à la dernière minute en vous disant « c’est urgent », faites préciser le délai : « c’est pour quand et pour quoi ? ». Dans la plupart des cas, cette simple question suffit pour faire prendre conscience à votre interlocuteur que le travail demandé peut attendre quelques heures, voire quelques jours.
Si le degré d’urgence est évident mais que votre plan de travail apporte la preuve que les tâches prévues sont encore plus impératives, vous aurez plus de facilité à dire non et à négocier de nouvelles échéances, ou trouver quelqu’un d’autre pour le faire.
La gestion des emails : trucs et astuces
Répondez d’abord sincèrement à ces deux questions : à quelle fréquence consultez-vous vos emails ? Votre activité de consultation de vos emails est-elle A, B, C ou D ?
Voici quelques astuces afin d’optimiser la gestion de vos emails :
1. Consultez vos emails à heures fixes
En arrivant, vers 11h, 14h et 16h ou à chaque fois que vous terminez une tâche, avant d’en commencer une autre.
2. Affectez une priorité de traitement à chaque email en début de journée
Ne passez que 10 minutes sur cette première tâche de la journée et affectez une priorité de traitement à chaque email reçu selon l’urgence et l’importance. La fonction « tâches » de la messagerie permet de joindre à la tâche l’email contenant le travail à faire.
3. Evitez de travailler avec votre messagerie ouverte
L’instantanéité des TIC contribue largement à créer de fausses situations d’urgence.
4. Désactivez la notification automatique des messages arrivés afin de vous éviter d’être perturbé(e)
Le « multitâches » nuit à la productivité.
5. Arrêtez de « répondre à tous » systématiquement
Réservez cette fonction aux seuls cas où tous les « copiés » peuvent ou doivent être intéressés par la réponse.
6. Veillez à indiquer un objet et des destinataires pertinents
Exemple d’objet : un préfixe « pour action » ou « pour information » et un résumé du sujet en 2-3 mots. Les destinataires directs doivent être les personnes devant répondre ou donner suite par une action. Les autres personnes intéressées doivent être mises en copie.
7. Respecter le temps des autres
Choisissez la fonction « envoi différé » et évitez d’envoyer des emails à des heures indues : après 18h30, le week-end…
8. Changez votre fusil d’épaule
Prenez votre téléphone ou allez voir l’expéditeur si le fil d’emails est supérieur à 3 échanges. Gardez l’esprit libre et apaisé si vous recevez un email « sensible ».
9. Consacrez 1 heure tous les 15 jours au classement de votre boîte de réception afin de la vider au maximum.
Quels sont les 3 points à retenir ?
- Sortir du raisonnement binaire (oui/non) et raisonner selon 4 possibilités.
- Poser les questions sur la réalité de « l’urgence ».
- En cas d’empilement des priorités, revenir à la question de l’importance pour prioriser (quel impact, quelles conséquences ?)
Quels sont les pièges à éviter ?
- Oublier les imprévus et la souplesse. Pour chaque activité, compter 20 à 30% de temps en plus, non planifié, pour les imprévus.
- Négliger de prévoir du temps pour les tâches B.
- Sous ou sur-estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche.
Source : Gérer son temps : un art de vivre, Jean-François Dortier, 2012, Sciences Humaines n°239
Question de temps : un manuel de gestion du temps avec des exercices, François Délivré, 2013, Inter Editions
Du temps pour l’essentiel, Lothar J. Seiwert, 1991, Editions d’Organisation
Organiser efficacement son travail – Une formation Excellens Formation pour vous aider à comprendre et hiérarchiser vos priorités professionnelles et vous doter de l’ensemble des techniques relationnelles et organisationnelles qui vous permettront d’optimiser votre temps et la réussite de vos missions.
